Обработка и выполнение заказа в CRM Qsystem

В обязанности руководителя входит очень много функций: работа с поставщиками, контроль наличия товара и товарооборот, надзор за сотрудниками, отслеживание эффективности работы отделов, финансовые вопросы и многое другое. Если основной поток заказов идет через интернет, то контроль за его обработкой осуществлять очень сложно, поскольку отчетность и сохранение всех данных лежит на сотруднике, который по тем или иным причинам может не внести данные. К тому же, бумажный документооборот приобретает катастрофически большие размеры, а это неудобно.

Поэтому лучше всего максимально сократить документооборот и автоматизировать большую часть работы с помощью CRM Qsystem.

Система контролирует базы данных:

• поставщиков,
• клиентов,
• заказов,
• историю заказов,
• накладных (отправку, получение),
• складского товарооборота.

CRM выполнение заказа

Обработка заказа в системе начинается с фиксации времени поступления, времени обработки; если его необходимо предварительно заказать у поставщика, то фиксируется время и дата его заказа и прибытие на склад. Далее фиксируется отправка и завершение сделки.

• На каждом этапе заказу присваивается статус, и менеджер сразу видит, есть ли товар в наличии или его следует заказать.
• Следующий этап: комплектация, упаковка.
• В базе сразу же формируется накладная, к которой возможно оставить комментарий или прикрепить файл с дополнительными данными. В процессе работы система фиксирует все изменения по статусу накладной.
• Далее система СРМ осуществляет контроль отправки почтой или курьером. Система формирует декларацию, ее можно сразу же распечатать, а клиент будет автоматически оповещен об отправке СМС-сообщением с указанием номера декларации и итоговой стоимостью.
• Состояние посылки отслеживается в автоматическом режиме.
• Все заказы, которые не были обработаны или задержались на складе – «подсвечиваются» системой, напоминая менеджеру о необходимости обратить внимание.

Как видно из схемы, в работе исключены все лишние действия, процесс упорядочен, все данные по действиям сохраняются в единой базе. Таким образом, если сотрудник отсутствует на рабочем месте, все наработки сохраняются, и другой менеджер вовремя его обработает.

Руководитель легко может проконтролировать и оценить работу всего отдела по статистическому отчету, который формирует сама система.

Преимущества CRM Qsystem

Рассмотрим рабочий процесс без системы CRM: работнику пришлось бы сверяться со всеми перечисленными базами вручную. Это огромные затраты времени, добавим сюда же время на формирование документации (накладные, декларации и прочее). Далее ручное отслеживание статуса заказа, формирование, оповещение и другие процессы, которые требуют больших вложений именно в отдел продаж.

Программа же упрощает работу на всех этапах, сокращает время на обработку – это повышает качество и скорость обслуживания. Благодаря этому заказчик возвращается к продавцу (поставщику услуг) и становится постоянным клиентом.

Наша компания обладает большим опытом по внедрению системы СРМ. Если у вас возникли вопросы, напишите нам или позвоните. Мы подробно расскажем о функционале, проконсультируем, как максимально эффективно настроить и использовать программу.

[grwebform url=»PUT_WEBFORM_URL_HERE» css=»off» center=»on» center_margin=»200″/]