Обработка и выполнение заказа в CRM Qsystem

В обязанности руководителя входит очень много функций: работа с поставщиками, контроль наличия товара и товарооборот, надзор за сотрудниками, отслеживание эффективности работы отделов, финансовые вопросы и многое другое. Если основной поток заказов идет через интернет, то контроль за его обработкой осуществлять очень сложно, поскольку отчетность и сохранение всех данных лежит на сотруднике, который по тем или иным причинам может не внести данные. К тому же, бумажный документооборот приобретает катастрофически большие размеры, а это неудобно.

Поэтому лучше всего максимально сократить документооборот и автоматизировать большую часть работы с помощью CRM Qsystem.

Система контролирует базы данных:

  • поставщиков,
  • клиентов,
  • заказов,
  • историю заказов,
  • накладных (отправку, получение),
  • складского товарооборота.

CRM выполнение заказа

Обработка заказа в системе начинается с фиксации времени поступления, времени обработки; если его необходимо предварительно заказать у поставщика, то фиксируется время и дата его заказа и прибытие на склад. Далее фиксируется отправка и завершение сделки.

  • На каждом этапе заказу присваивается статус, и менеджер сразу видит, есть ли товар в наличии или его следует заказать.
  • Следующий этап: комплектация, упаковка.
  • В базе сразу же формируется накладная, к которой возможно оставить комментарий или прикрепить файл с дополнительными данными. В процессе работы система фиксирует все изменения по статусу накладной.
  • Далее система СРМ осуществляет контроль отправки почтой или курьером. Система формирует декларацию, ее можно сразу же распечатать, а клиент будет автоматически оповещен об отправке СМС-сообщением с указанием номера декларации и итоговой стоимостью.
  • Состояние посылки отслеживается в автоматическом режиме.
  • Все заказы, которые не были обработаны или задержались на складе – «подсвечиваются» системой, напоминая менеджеру о необходимости обратить внимание.

Как видно из схемы, в работе исключены все лишние действия, процесс упорядочен, все данные по действиям сохраняются в единой базе. Таким образом, если сотрудник отсутствует на рабочем месте, все наработки сохраняются, и другой менеджер вовремя его обработает.

Руководитель легко может проконтролировать и оценить работу всего отдела по статистическому отчету, который формирует сама система.

Наличие на складе и изменение статуса заказа

Доступность информации о складских остатках и возможность оперативно изменить статус заказа

Фиксируются все изменения, которые осуществляют менеджеры. Добавляются комментарии индивидуально к каждой накладной. Присутствует возможность прикрепить файл с информацией от поставщика.

СМС оповещение клиентов, печчать декларации

Статусы заказов

Преимущества CRM Qsystem

Рассмотрим рабочий процесс без системы CRM: работнику пришлось бы сверяться со всеми перечисленными базами вручную. Это огромные затраты времени, добавим сюда же время на формирование документации (накладные, декларации и прочее). Далее ручное отслеживание статуса заказа, формирование, оповещение и другие процессы, которые требуют больших вложений именно в отдел продаж.

Программа же упрощает работу на всех этапах, сокращает время на обработку – это повышает качество и скорость обслуживания. Благодаря этому заказчик возвращается к продавцу (поставщику услуг) и становится постоянным клиентом.

Наша компания обладает большим опытом по внедрению системы СРМ. Если у вас возникли вопросы, напишите нам или позвоните. Мы подробно расскажем о функционале, проконсультируем, как максимально эффективно настроить и использовать программу.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *